La nécessité de conserver les documents comptables

Aperçu des documents et durée de conservation

Les entreprises sont tenues de conserver les documents comptables pendant un certain temps. Parmi ces documents, on peut citer les registres obligatoires ou facultatifs et les pièces comptables appuyant les écritures. Il y a aussi les lettres reçues et les copies des lettres envoyées qui doivent être enliassées. Tous ces documents doivent être conservés pendant 10 ans. Lorsque le commerçant tient au jour le jour de nombreux brouillards de ses opérations qui seront considérés ultérieurement par le comptable, ces documents de base doivent également être conservés avec soin. Quant aux factures – qu’il s’agisse des originales ou des copies –, il est nécessaire de les enliasser et de les conserver par ordre de dates.  Ces dispositions s’imposent aux commerçants, même ceux qui fiscalement sont soumis au régime du « forfait ».

Règles générales à respecter

Les obligations juridiques en comptabilité commerciale se résument a bien enregistrer de façon chronologique toutes les opérations dès qu’elles sont constatées. Cet enregistrement doit se faire dans un journal coté et paraphé pouvant être divisé en de nombreux registres tenus chacun en forme de journal. Ces obligations imposent en outre le report une fois seulement par mois des totaux par chapitres des opérations du mois en veillant à conserver la preuve de ses opérations. Aussi, l’inventaire de tous les biens et dettes doit se faire une fois par année.

Conformité des documents comptables

Il faut faire une organisation de la comptabilité de sorte à respecter les prescriptions des guides professionnels et les prescriptions du décret fiscal de 1965. Le bilan doit également être à l’image de ce décret. De même, il est important de veiller à ce que ce document présenté aux assemblées des sociétés soit nécessairement conforme aux guides professionnels. Des tableaux de concordance entre ces documents peuvent être indispensables pour une nette visibilité.