La préparation du budget incombe au service comptable qui considère un point de départ à partir duquel un nombre important de données est fourni. Ces données se résument à prévoir et donc à savoir afin de faire des prévisions utiles. Le service comptable est également présent au point d’arrivée et compare les prévisions et réalisations, en plus de signaler les anomalies sous la dénomination « Ecarts budgétaires ». Pour la comptabilité, le budget se divise en 2 groupes.
Le budget de gestion
On entend par budget de gestion la liste générale et évaluative recensant tous les « faits comptables » et les charges et produits inhérents à l’exercice à venir. Ce budget a pour objet de prévoir le résultat d’une part et de suivre sa réalisation au jour le jour d’autre part. Il doit être mis en place chaque mois pour l’exercice à venir. Il est cependant nécessaire de rectifier les prévisions de mois en mois afin de prendre en compte la réalité telle qu’elle apparaît dans les comptes. On se fie dans ce cas aux budgets rectificatifs avec les compléments de prévisions et les réductions de prévisions.
Le budget de situation
Quant au budget de situation, il concerne la prévision de la situation chaque mois telle qu’elle est appréhendée par le budget de gestion. Il ne contient que des comptes très généraux, comme la trésorerie, et réunit tous les comptes de valeurs disponibles ou liquides. Le passage des écritures se fait tous les mois, hors comptabilité, et concerne les faits prévus pour l’obtention de situations prévisibles. Et les variations de situation d’un mois à l’autre représentent le budget mensuel de situation. Le budget de situation doit prendre en compte les délais d’encaissement et de paiement prévus entre les charges et les produits budgétés, ainsi que des investissements et leur financement. C’est un budget indispensable pour faire les comparaisons et savoir si les articles du budget correspondent réellement aux comptes du Plan comptable de l’entreprise.
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