En comptabilité générale, le processus de l’enregistrement comptable se fait à travers un ensemble de documents appelés des états de synthèse en se basant sur les pièces comptables comme les factures, les chèques, les bons (bon d’entrée et de sortie et ainsi de suite). Les états de synthèse autre que le bilan et le CPC (Compte de produits et charges), il y a les documents suivants:
Livre-journal:
Autres que le bilan et le grand livre, le journal comptable est un autre état de synthèse que toute entreprise doit élaborer pour la tenue de sa comptabilité générale. En effet, le journal peut être défini comme étant un document comptable dont lequel le comptable doit mentionner toutes les opérations sous forme de comptes d’une manière chronologique au cours de l’année (exercice comptable). Ce document permet de tout savoir sur chaque moment en analysant les différentes colonnes qu’il contient comme suit:
- Date de l’opération
- Intitulé et le code des comptes (numéro)
- Nature des comptes (crédités ou débités)
- Montant de l’opération
- Pièces justificatives (libellé)
Le grand-livre:
Le grand livre comptable est parmi les éléments que tout comptable doit établir annuellement au sein d’une entreprise. Ainsi, il indique un détail bien précis sur toutes les opérations enregistrées par ordre chronologique au niveau de livre journal, ces opérations doivent être enregistrées sous chaque compte. Il est évident alors de prendre en considération toutes les pièces justificatives retenues par la comptabilité générale qu’elles soient des factures, des bons, les pièces des opérations fournies par les clients. Tout compte doit faire l’objet d’indication de solde de début et de fin. Voila un exemple de grand livre comptable que vous allez découvrir, un modèle très usé dans la pratique.
La Balance:
Parmi les documents comptables sur les quels la comptabilité générale se base, on trouve la balance comptable qui prends la forme d’un tableau récapitulatif de l’ensemble de comptes de l’entreprise rassemblés préalablement au niveau de grand livre (T-Comptes), elle renseigne sur le total de débits et de crédits pour tout élément. Un vrai outil de contrôle de l’enregistrement comptable en répondant à deux équations:
- Solde des débits = Solde des crédits
- Cumul des soldes débiteurs = Cumul des soldes créditeurs
A défaut de la réalisation de l’une d’elles, on doit détecter les erreurs dues durant l’enregistrement à cause de la mauvaise tenue de la partie double ou faute de calcul. A la fin de chaque exercice comptable, l’entreprise est tenue d’établir une balance avant et après l’inventaire.